10 tips voor een veilige offline werkplek

Hoe groot het belang van een goede virusscanner is weet tegenwoordig bijna iedereen. Maar hoe je verder bewust en adequaat omgaat met gevoelige gegevens op kantoor, daar valt voor velen nog een heleboel in te leren. Zo is een sterk wachtwoord waarmee je jouw computer beveiligd niets waard wanneer je deze op een papiertje schrijft en dat vervolgens pontificaal op je beeldscherm plakt. En een correct beveiligingsbeleid is opeens niet meer zo waterdicht wanneer je gegevens afdrukt en deze in de printer laat liggen. Volg daarom de volgende 10 tips op om de veiligheid van jezelf en je bedrijf optimaal te waarborgen.

1. Vergrendel je computer

Je kunt je pc heel gemakkelijk vergrendelen met behulp van een paar simpele sneltoetsen. Druk bij een Windows computer op Windowstoets-L en bij een Mac op Ctrl-Command-Q. Je computer is nu direct vergrendeld en iemand zonder het wachtwoord kan niets met de computer doen.

2. Vertrouw niet blindelings op je schermbeveiliging

Veel mensen denken dat de automatische schermbeveiliging voldoende veiligheid biedt, wanneer je de computer een poosje niet gebruikt. Niets is echter minder waar, want de computer logt je in dit geval niet standaard uit. Dit is wel in te stellen, maar dit zul je wel even handmatig moeten doen. Controleer daarom altijd de instellingen van je schermbeveiliging, alvorens je hier klakkeloos vanuit gaat.

3. Zorg ervoor dat enkel bevoegde personen toegang hebben

Wanneer je werkt met vertrouwelijke data is het vaak niet gewenst dat zomaar iedereen deze bestanden kan inzien of bewerken. We raden je in dit geval aan om de lees- en/of schrijfbevoegdheden van een document in te stellen. Bij het instellen van dergelijke bestandspermissies kun je een bestand bijvoorbeeld versleutelen met een wachtwoord, of beperkte toegang verlenen om te voorkomen dat anderen aanpassingen in het document kunnen doen.

4. Laat geen documenten in de printer achter

Het klinkt wellicht nodeloos om dit punt hier aan te halen, maar toch gebeurd het helaas nog regelmatig dat privacygevoelige informatie zijn weg naar de buitenwereld vindt via een printer of scanner.

5. Sluit kantoorkasten met een slot daadwerkelijk af

Een mooie kantoorkast met degelijke sloten heeft natuurlijk maar weinig zin wanneer deze kast vervolgens niet afgesloten wordt. Wen jezelf aan om bij het verlaten van je kantoor, zelfs al is dit maar voor korte duur, dergelijke kasten altijd op slot te draaien. Wanneer je hierin vanaf dag één een routine creëert, zul je het niet snel meer vergeten.

6. Berg je persoonlijke zaken op

Veel kantoren zijn voorzien van lockers voor het personeel. Hierin kunnen werknemers hun persoonlijke eigendommen veilig opbergen. Denk bijvoorbeeld aan mobiele telefoons wanneer deze niet gewenst zijn op de werkplek, autosleutels, portefeuilles, et cetera. Zeker wanneer er naast personeel ook mensen van buitenaf toegang hebben tot het kantoor zijn kluisjes onmisbaar.

7. Laat druppels, sleutels en toegangskaarten nooit onbeheerd achter

Vaak wordt er te nonchalant omgegaan met dergelijke spullen. Een aangelegenheid welke in een achteloos moment desastreuze gevolgen kan hebben, want een druppel of toegangskaart heb je natuurlijk niet voor niets. Het is er voor bedoeld dat niet zomaar iedereen bepaalde gedeeltes van een bedrijf kan betreden. Ga hier dan ook zorgvuldig mee om!

8. Laat nergens inloggegevens rondslingeren

Wanneer je weer eens een nieuw wachtwoord moet instellen voor een apparaat of software, begrijpen we dat het verleidelijk is om deze gegevens op te schrijven. We kunnen je echter niet genoeg op het hart drukken dat je deze gegevens nooit en te nimmer rond mag laten slingeren!

9. Wees je bewust van meekijkers

Wanneer je werkt aan een document met vertrouwelijke informatie, is het belangrijk om bewust te zijn van de gevaren van meekijkers. Je hoeft heus niet compleet paranoïde achter je computer te zitten, maar een beetje zorgvuldigheid is wel geboden. Zorg dat je eventueel plaats kunt nemen in een aparte, afgesloten ruimte wanneer je met echt gevoelige informatie werkt. Better safe than sorry is hierin het devies!

10. Laat een whiteboard schoon achter

Wis altijd alle aantekeningen op een whiteboard nadat je deze gebruikt hebt. Een foto van dergelijke gegevens is tegenwoordig namelijk zo gemaakt en verspreid.

Meer weten over onze ICT-diensten?

Laat je gegevens achter en we bellen je binnen een paar uur terug. Zelf bellen mag ook op 0162 219 000 (optie 2). We zijn bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur.

This contact form is deactivated because you refused to accept Google reCaptcha service which is necessary to validate any messages sent by the form.