12 tips om op een leuke manier te werken met Microsoft Teams

Om het werken met de Microsof Teams applicatie nog wat leuker te maken, hebben we in dit artikel 12 tips voor je uitgelicht.

1. Wanneer creëer je een team?

Belangrijk in deze kwestie is het onderkennen van een gemeenschappelijk streven binnen een groep, of dit nu een afdeling is of je gehele organisatie. Werk je met een groepje mensen van verschillende filialen (en misschien zelfs verschillende ondernemingen) gezamenlijk aan een project, dan is het aanmaken van een team uitermate geschikt. Ook wanneer er bepaalde informatie is binnen je bedrijf welke je centraal wilt kunnen delen, bewerken en volgen, dan is een team creëren hét middel om dit op een soepele manier te stroomlijnen.

2. Selecteer altijd 2 eigenaren per team

Een van de belangrijkste adviezen is om per aangemaakt team 2 beheerders te selecteren. Stel dat één van beide beheerders niet (meer) beschikbaar is, dan is er altijd nog een tweede beheerder die het stokje over kan nemen. Zo houdt je de touwtjes altijd strak in handen en is grip op je team gegarandeerd.

3. Stel conversatieregels op

Voor een juiste etiquette binnen de chatfunctie van Microsoft Teams, is het aan te raden om de conversatieregels aan te houden. Zo is het plaatsen van een “duimpje” bijvoorbeeld een universeel teken dat je het eens bent met een ander, het apenstaartje is bedoeld om een specifiek team, kanaal of bepaald persoon te benoemen waaraan je jouw boodschap richt, en het selecteren van het uitroepteken is een duidelijke boodschap naar je team dat iets van groot belang is. Uiteraard is het hanteren van beleefd en fatsoenlijk taalgebruik ook een vanzelfsprekend voorschrift.

4. Het delen van bestanden binnen het team

Via SharePoint is het mogelijk om bestanden op te slaan en te delen binnen een team. SharePoint is op een zeer krachtige manier geïntegreerd in Microsoft Teams, en kun je dan ook als zeer veilig platform voor samenwerking en dataopslag beschouwen. Via het tabblad “bestanden” krijg je heel gemakkelijk toegang tot de reeds gedeelde bestanden en kun je eveneens zelf bestanden toevoegen. Door gebruik te maken van Office Online of een desktop applicatie voor Office kunnen teamleden heel gemakkelijk samenwerken aan deze gedeelde bestanden.

5. Samenwerken met gasten

Dit doe je heel eenvoudig door het toevoegen van gasten aan je team. Personen met een dergelijke gastrol hebben echter wel minder rechten, waardoor ze bijvoorbeeld niet in staat zijn om zelf een nieuw team aan te maken. Zorg er bij de aanwezigheid van gastleden wel altijd voor dat de mensen uit je eigen organisatie weten van de aanwezigheid van deze gastleden.

6. Houdt je profiel up-to-date

Zorg er voor dat je profiel altijd actueel is. Dit houdt in dat je persoonlijke gegevens kloppen, er een recente profielfoto gekoppeld is en je jouw status regelmatig bijwerkt.

7. Welkomstboodschap

Communicatie is key! Voeg daarom altijd een welkomstboodschap toe aan een nieuw gevormd team en vermeld wat het streven is. Ook een korte voorstelronde onder de teamleden zorgt direct voor een meer hechte teamspirit, dus verzoek alle leden vriendelijk zichzelf kort voor te stellen.

8. Houdt overzicht

Zorg voor een overzichtelijke en doelgerichte indeling van je teams, zeker wanneer je organisatie veel teams omvat. Dit doe je bijvoorbeeld door te alfabetiseren of categoriseren.

9. Safety first

Er zijn vele manieren om veilig te werken met Teams. Zo kun je instellen dan afbeeldingen niet opgeslagen kunnen worden op een mobiele telefoon of lokale werkplek, maar ook kun je privacy gevoelige informatie beschermen via DLP (Data Loss Prevention).

10. Online vergaderen

Ook voor online vergaderingen hebben we een aantal bruikbare tips. Vergader bijvoorbeeld altijd met een headset, zet jezelf op mute wanneer je niet aan het woord bent en wijs vooraf een gespreksleider aan.

11. Sneltoetsen

Door gebruik te maken van sneltoetsen kun je snel en efficiënt werken in de applicatie. Voor een overzicht van alle sneltoetsen druk je op Alt- + / voor Windows en Option- + / voor de Mac.

12. Geef chats een titel

Gezien een team vaak vele chatgesprekken bevat is het wel zo overzichtelijk om elke afzonderlijke chat een titel te geven.

Inbegrepen bij onze alles-in-één pakketten

Omdat we weten hoe belangrijk het is om fijn samen te werken, ontvang je bij onze alles-in-een abonnementen voor teams altijd hulp en ondersteuning bij Microsoft Teams. Wil je hier meer over weten? Kijk dan eens bij onze alles-in-een pakketten voor mkb-bedrijven.

Meer weten over onze ICT-diensten?

Laat je gegevens achter en we bellen je binnen een paar uur terug. Zelf bellen mag ook op 0162 219 000 (optie 2). We zijn bereikbaar van maandag t/m vrijdag van 9:00 tot 17:00 uur.

This contact form is deactivated because you refused to accept Google reCaptcha service which is necessary to validate any messages sent by the form.