Huh, is het al woensdag? Nee! Normaal deel ik alleen tips op woensdag. Maar omdat we op dit moment veel vragen krijgen over Microsoft Office 365 en dan vooral het postvak in met prioriteit, heb ik besloten om er een extra tip van te maken. Dus de donderdagmiddag bonus tip: Postvak In met Prioriteit uitschakelen in Microsoft Office Outlook.

Wat is Postvak in met prioriteit?

Microsoft heeft bedacht dat onze mailboxen overspoelt worden met belangrijke en onbelangrijke berichten. En daar hebben ze best gelijk in.. Een nieuwsbrief wil je wel lezen, maar niet direct. En de aanbieding van de slager (ja, ook die sturen tegenwoordig nieuwsbrieven) wil je misschien wel zien, maar niet tijdens je kantooruren als je berichten van klanten en collega’s moet beantwoorden. Microsoft heeft daarom Outlook voorzien van 2 tabbladen: Postvak in met Prioriteit en Overige.

Deze functie kan super handig zijn als je snel bent afgeleid of juist heel veel berichten ontvangt welke niet belangrijk genoeg zijn om direct te lezen. Hoe Microsoft bepaalt welke berichten waar komen? Dat heb ik zo snel niet kunnen vinden. Dus kans is groot dat in je Postvak In overige ook belangrijke berichten staan..

Postvak in met prioriteit, vriend of vijand?

Zelf gebruik ik geen Microsoft Office Outlook. Ik heb geen Exchange mailbox (toch gek voor een ict’er, dat leg ik later wel uit..). Maar ik hoor natuurlijk genoeg van onze klanten en dan vooral de klachten over de splitsing van Microsoft. Een hoop berichten komen goed terecht, maar het merendeel.. tsja, dat staat toch echt verkeerd. Daarom adviseren wij klanten eigenlijk altijd om deze functie in Outlook uit te schakelen. Gewoon om problemen te voorkomen..

Uitschakelen van de prioriteit mailbox is heel eenvoudig.

Ik ga er even vanuit dat je gebruik maakt van de laatste versie van Microsoft Office Outlook. Als je Outlook hebt gestart dan kun je onderstaande stappen volgen:

Stap 1: Ga naar het tabblad “Beeld”.

Stap 2: Druk op “Postvak in met prioriteit weergeven”.

Hulp nodig?

Kom je er zelf niet aan uit of maak je gebruik van een oudere versie van Outlook of de webmail? Neem dan gerust contact met ons op voor meer informatie. Wij helpen je op afstand of komen gewoon even op de koffie.

Word document openen, opslaan als PDF, Outlook opstarten, nieuwe mail opstellen en versturen. En ai… bijlage vergeten. Herkenbaar? Voor mij wel! Ik vergeet regelmatig om de bijlage toe te voegen aan een mailtje en opslaan als.. dat duurt te lang. Dus na het succes van vorige week, de woensdagmiddag dip-tip van deze week: Word documenten super snel als bijlage (pdf) versturen via Outlook. Ik ben benieuwd of jij dit al wist. En vandaag hebben we er een leuk filmpje bij!

PDF bestand versturen als bijlage

Een PDF’je is makkelijk; de ontvanger kan het bestand niet eenvoudig bewerken en je weet zeker dat de opmaak en tekst behouden blijft. Maar uit ervaring blijkt dat veel computergebruikers niet weten dat een Word (en Excel document) heel snel verzonden kunnen worden als PDF bestand in een bijlage. Heel vaak zie ik eindgebruikers eerst het bestand opslaan als PDF bestand, vervolgens Outlook openen om daar het bestand als bijlage bij een nieuwe mail toe te voegen. En dat duurt veel te lang.. Dat kan makkelijker en sneller.

PDF versturen vanuit Microsoft Office

Als je de onderstaande stappen leest denk je waarschijnlijk: “Ow, maar dat wist ik al” of “Had ik dat maar eerder geweten”. Het is namelijk heel erg simpel. Je opent het Word documenten (via bestand openen of door dubbel te klikken op het document) en je volgt de onderstaande stappen:

Stap 1: Klik op Bestand en vervolgens op “Delen”.

Stap 2: Klik vervolgens op “E-mail” en op “Verzenden als PDF”.

En klaar is klara! Outlook opent een venster met een nieuw e-mailbericht en jij hoeft alleen de tekst nog maar te typen.

Deze tips voortaan in je mailbox ontvangen?

Vind je deze tips nuttig? Schrijf je dan in voor onze nieuwsbrief of volg ons op Facebook. Dan krijg je iedere woensdagmiddag de laatste tips in je mailbox of op je tijdlijn. Heb je suggesties of wil je een onderwerp met ons bespreken? Laat het ons dan weten, bel met 0162 219 000.

In de tip van deze week: een oplossing voor een persoonlijk frustratie; telkens maar weer hetzelfde stukje tekst typen bij het beantwoorden van een e-mailbericht. Vandaag bespreek ik in het kort “Snel onderdelen” in Microsoft Office Outlook 2016 en 2019.

Snel onderdelen in Outlook zijn echt snel.

Ook ik stuur dagelijks e-mailberichten met vaak dezelfde inhoud. Denk aan een afspraakbevestiging of een betalingsherinnering. En telkens opnieuw typen.. ja, ik deed dat al niet meer. Maar wat ik vaak zie gebeuren is dat gebruikers een eerder mailtje zoeken. Deze kopiëren en plakken.. En dat kan veel sneller!

Microsoft heeft een handige functie in Outlook ingebouwd. Bij het opstellen of het beantwoorden van een e-mailbericht kun je een “code” typen om met een druk op de knop een volledige zin, paraaf of een volledig opgemaakt e-mailbericht in te voegen. Benieuwd hoe? Volg de onderstaande stappen.

Zelf aan de slag met snel onderdelen in Outlook?

Het is geen rocket science om een snel onderdeel te maken in Outlook. Onderstaande stappen werken in Outlook 2016 en Outlook 2019.

Stap 1: Maak het bericht of de tekst die je op wilt slaan als snel onderdeel. Dit doe je gewoon zoals je normaal ook een e-mail maakt.

Stap 2: Selecteer de inhoud welke je op wilt slaan als snelle stap. Dit kan een deel van de tekst zijn of een volledige tabel, opmaak en afbeeldingen.

Stap 3: Klik in het menu (op het tabblad “invoegen”) op “Snelonderdelen” en vervolgens “Selectie opslaan…”

Volg de instructies op je scherm en je kunt aan de slag met het snel invoegen van teksten, tabellen en afbeeldingen.

Geschikt voor Microsoft Office Outlook 2016 en later.

Bovenstaande tip werkt het beste met Microsoft Office 365 en een Exchange mailbox. Je werkt dan altijd met de slimme en krachtige cloud oplossingen van Microsoft en je maakt altijd gebruik van de laatste versie van Microsoft Office. Heb je nog geen Office 365 abonnement? Laat het mij weten en ik adviseer je graag!

Hulp nodig bij het maken van je eerste snelle onderdeel?

Ik en mijn collega’s staan voor je klaar! Heb je een serviceabonnement? Dan helpen wij je kosteloos op afstand en bij je op kantoor. Heb je nog geen abonnement en wil je wel slimmer werken? Bel dan gerust en we komen er wel aan uit!

Nog niet bekend met Mach-IT?

Ben je hier nieuw en ken je ons nog niet? Wij zijn een ICT-bedrijf in Dongen en wij vinden het leuk om ondernemers verder te helpen! Naast onze standaard diensten (ICT-beheer en cloud) doen wij ons best om iedereen net een beetje beter te laten werken met ICT. Dit doen wij vooral door onze kennis te delen.

Bedankt voor het lezen en tot de volgende keer!