Het perfecte VoIP toestel?

Ik ben nogal gevoelig voor nieuwe gadgets en soms denk ik het gevonden te hebben. Iets nieuws, beters en coolers. Dit keer valt dat erg tegen! Al jaren gebruiken wij toestellen van Grandstream, dat begint een beetje te vervelen. Dus tijd voor iets nieuws..

Een IP-camera gekocht..

Soms moet je even stilstaan bij wat je allemaal in huis hebt.. Begin dit jaar schreef Michael op LinkedIn dat hij meer stil ging staan bij onze privacy. Vaker eens bedenken hoe en wat… maar ik ben ook best van de impulsieve acties. En dat gaat soms niet samen. Bezoekers van ons kantoor weten dat wij Bengel rond hebben lopen.

Minder typen? Spraak naar tekst als hulpmiddel bij RSI / KANS.

Een lange tekst, mailtjes beantwoorden of een blogbericht schrijven. Baal er ook zo van dat je dan zo lang zit te typen? Sinds enkele jaren heb ik last van RSI. Tegenwoordig noemen de fysiotherapeuten dat KANS. Op een gegeven moment kon ik gewoon niet meer typen. En als ICT-er is dat toch verdomd lastig. Ik ben toen gaan kijken naar allerlei oplossingen om mijn werkplek ergonomisch te maken. Maar het toetsenbord, daar kwam ik maar niet vanaf. Tot ik ging experimenteren met spraak naar tekst.

De BTW-aangifte? Stress!

Het is weer tijd voor de BTW aangifte! Bij mij betekent dit altijd stress… Waarom? Ik ben altijd wel iets vergeten te boeken, vergeten op te bergen of uit te zoeken. Tsja en dan komen de vragen van de boekhouder. En dan op dat laatste moment moet je snel van alles opzoeken en zit je op vrijdagavond niet aan een biertje maar je bankafschriften door te spitten.

Dat was ik beu! Ik had wel iets beters te doen en ik ben tenslotte fan van automatiseren. Dus waar ik altijd een grote mond had tegen klanten. Ben ik toch maar eens kritisch naar onze eigen administratie gaan kijken. En eigenlijk was het precies zoals het gezegde: bij de loodgieter lekt de kraan.. bij ons was alles ook onvoldoende geautomatiseerd. Daar heb ik dus maar snel verandering in aangebracht.

 

SnelStart is een mooi pakket:

Ze hadden er ongetwijfeld een keer een nieuwsbrief over gestuurd. Maar die zal ik wel gemist hebben of op dat moment niet interessant hebben gevonden. Maar SnelStart heeft de afgelopen jaren hard gewerkt aan het automatiseren van de administratie. De kennisbank gaf veel nieuwe inzichten en mogelijkheden. Ik ben direct aan de slag gegaan om onze bankrekening met SnelStart te koppelen. Vanaf nu worden dagelijks als onze transacties in SnelStart ingelezen. Zonder dat ik daar iets voor hoef te doen! Natuurlijk regelt SnelStart dat facturen die overeenkomen met een transactie keurig worden afgeboekt. Zo hoef ik (nou ja, eigenlijk Maria) alleen nog maar te kijken naar de 10% die niet automatisch verwerkt kan worden.  Dat scheelt ons super veel tijd in een week! Tijd die we al tekort kwamen.

 

Facturen overtikken, nu niet meer:

Het is een tijdje een hype geweest. Ubl facturen.. super handig om in een keer in te lezen in je boekhouding. 2 keer klikken en vooral niet meer zelf typen. Dat is een utopie welke nog geen werkelijkheid is geworden. De hype is volgens mij snel overgegaan. Want wij ontvangen van slechts een handvol leveranciers een UBL bestand. Daarom zijn conversie bedrijven zoals ZenVoices als paddenstoelen uit de grond geschoten. Voor een paar cent zetten die een PDF bestand om naar een in te lezen bestand in je boekhouding. Bij Mach-IT maken we daar al een tijdje gebruik van. Maar mijn andere bedrijf nog niet (toch weer die loodgieter). En de BTW stress was voor mij aanleiding om het gehele kwartaal van Mach Software in te scannen en snel weer op de bank te gaan zitten.  Die paar euro gaven mij in dit geval een avondje vrij en een beter humeur.

 

En meer…

En dit is niet alles. Ik heb nog van alles gedaan om mijn administratie zo soepel mogelijk te laten verlopen. Mijn kennis en ervaring deel ik graag met je! Wel in ruil voor een appelflap of een broodje gezond. Laat het mij weten als je er over wilt kletsen! Want ook jij verdient het om leuker te werken en minder administratieve handelingen te doen! Doen we een bakkie koffie bij jou op kantoor of kom je gezellig bij ons op de koffie?

 

Drie enorm herkenbare ICT-problemen

Een trage computer, programma’s die niet opstarten en een IT-helpdesk die je net nu niet kunt bereiken: je wordt er gek van!

Het is 9 uur ’s ochtends en je zit met een kop koffie achter je bureau, klaar om met jouw werkdag te starten. Maar terwijl je net wilt gaan beginnen, werkt de pc weer eens niet mee. Herkenbaar? Onlangs lazen wij op de website van RTL nieuws dat ruim 8 procent van onze werktijd verloren gaat aan computers, internetverbindingen en printers die niet doen wat ze zouden moeten doen. Per fulltime werknemer komt dit neer op maar liefst twee werkdagen per maand! Dit kost dus te veel tijd, en tijd is geld. Volgens RTL kost dit het bedrijfsleven namelijk zo’n 19 miljard euro per jaar. Tijd om hier iets aan te doen. Want iedereen verdient het om op een prettige manier met ICT te werken. Sneller kunnen werken is daar een belangrijk onderdeel van. Hieronder lees je de drie meest voorkomende frustraties qua ICT-problemen én hoe wij je daarbij kunnen helpen.

Nummer 1: alweer een trage of vastlopende pc

Dit is de absolute koning onder de ict-problemen. Net wanneer je in de juiste workflow zit, besluit je computer er mee op te houden. Een trage pc zorgt voor heel wat frustratie en ergernissen. Vaak wordt dit veroorzaakt door achterstallig onderhoud. Hierdoor wordt een pc een stuk trager en presteert minder goed.

Nummer 2: je bent niet online

Tegenwoordig is het internet niet meer weg te denken uit ons (bedrijfs)leven. We hebben het nodig om research te kunnen doen, om onze mail te beantwoorden en om bepaalde programma’s te kunnen gebruiken. Kortom: werken op een computer zonder een goede internetverbinding zorgt voor minder productiviteit.

Nummer 3: de printer werkt niet mee

Ook dit is een veelvoorkomende frustratie waar de meeste mensen zich in zullen herkennen. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het probleem dat de printer de pc niet herkent of vice versa. Nog even snel voor de vergadering de agenda uitprinten? Wel zo fijn als de printer gewoon gehoor geeft aan jouw opdracht.

Ontdek wat wij voor jou kunnen doen

Wil jij dus graag efficiënter en productiever kunnen werken? Dan kun je ons bellen, een bericht sturen via Facebook of je kunt via onze website een afspraak maken om te komen kletsen. Ook is het voor ons geen probleem om op locatie langs te komen, wij zorgen wel voor de appelflappen of een lekker stukje taart!

Sneller werken met TinyTask

Bespaar tijd! Ben jij het ook beu dat je telkens hetzelfde doet? Wij hebben dé oplossing voor je!

Tot een paar dagen geleden deden wij meerdere malen per week hetzelfde, klikken en klikken om een documentje (op) te maken. Saai en zonde van de tijd! Met TinyTask hebben wij de kleine klusjes op de computer geautomatiseerd. Met één druk op de knop herhaalt het programma muisbewegingen en toetsenbord aanslagen.

Super handig om bijvoorbeeld je SPAM-box leeg te maken, een Excel werkblad aan te passen of e-mailberichten te beantwoorden. TinyTask is een oud programma maar nog steeds functioneel. Het is gratis en eenvoudig in gebruik. Het werkt zonder ingewikkelde installaties of systeembeheerder.

Wil jij weten hoe je makkelijker kunt werken? Laat het ons weten. Wij kijken graag met je mee.

De nachtlamp in Windows 10, beter voor je gezondheid.

Ben je regelmatig tot in de late uurtjes aan het werk? Dan is de kans groot dat je je wel eens geërgerd hebt aan het felle blauwe licht dat uit je beeldscherm scheen. Bovendien is het goed mogelijk dat je na gebruik van je laptop ook nog eens moeilijk in slaap hebt kunnen komen. Zulke problemen kun je gemakkelijk voorkomen door na 21:00 gebruik te maken van de ingebouwde oplossing in Windows 10: Nachtlamp.

Waarom kiezen voor Nachtlamp?

Vrijwel alle led-apparaten (waaronder laptops) maken gebruik van blauw licht, omdat dat licht heel helder is. Overdag levert dat een aangename kijkervaring op, maar in de avonduren kan het voor problemen zorgen. Door ‘s avonds blootgesteld te worden aan dit licht, wordt je ritme namelijk verstoord doordat de productie van het slaaphormoon melatonine wordt onderdrukt. Hierdoor kun je moeite hebben met in slaap vallen en blijven. Door na 21:00 met de Nachtlamp te werken wordt de kleur van je beeldscherm automatisch aangepast aan het huidige tijdstip. Dat betekent dat je beeldscherm overdag als zonlicht schijnt en ‘s avonds meer warmte uitstraalt. Dit verbetert zowel je kijkervaring als je slaappatroon. Een win-winsituatie dus!

Nachtlamp zelf gebruiken

Sinds de Windows 10 Creators Update uit april 2017 hoef je geen aparte software meer te installeren om het licht automatisch aan te passen. Volg de volgende stappen om Nachtlamp in te stellen.

  • Navigeer via het Start-menu naar Instellingen.
  • Ga vervolgens naar Systeem, Beeldscherm, meldingen, energie.
  • Je vindt Nachtlamp onder Beeldscherm.
  • Klik hier op de knop om Nachtlamp aan te zetten.
  • Onder instellingen voor nachtlamp kun je je eigen voorkeuren doorgeven. Zo kun je zelf de kleurtemperatuur van je beeldscherm aangegeven. Ook kun je hier bepalen vanaf hoe laat je Nachtlamp wilt laten werken. Ten slotte kun je aangeven of je Windows automatisch wilt laten bepalen wanneer Nachtlamp werkzaam is door je locatiegegevens door te geven.

Wanneer wel en niet gebruiken?

Door het gebruik van Nachtlamp krijgt je beeldscherm een meer oranje gloed. Zoals eerder gezegd, is dat zeer prettig voor in de avonduren. Het is daarom aan te raden Nachtlamp te gebruiken als je ‘s avonds op internet aan het surfen bent. Toch zijn er ook situaties waarin het gebruik van Nachtlamp afgeraden wordt, bijvoorbeeld bij het bewerken van foto’s of het kijken van video’s. Nachtlamp heeft namelijk een zeer grote invloed op het beeldscherm, waardoor kleuren heel anders over kunnen komen.

Geniet van het gebruik van Nachtlamp!

Jouw Tijdlijn bij Google Maps.

Google Maps; er zullen weinig mensen die deze App nog nooit gebruikt hebben. Ideaal om schijnbaar onvindbare plaatsen tóch te vinden. Maar: wist je wel dat als je Google Maps op iOS of Android gebruikt, Google jouw locatiegeschiedenis opslaat? En voor de Android-gebruikers: zelfs je tijdlijn wordt voorzien van foto’s, als je ze gemaakt hebt tenminste, van plekken waar je geweest bent. Via de computer is het zelfs mogelijk om je complete locatiegeschiedenis in te zien. Dit kan via maps.google.nl.

Google verwoordt het als ‘hulp bij de ordening van de plaatsen waar je geweest bent’. Daarbij geven ze aan dat dit altijd ontzettend leuk is, want zo kun je mooie herinneringen ophalen aan je autoreizen en over de plekken waar je de afgelopen periode geweest bent. En bovendien hoef je er zelf amper iets voor te doen. Heb je op je smartphone ‘locatiegeschiedenis gebruiken’ ingeschakeld, dan zorgt Google ervoor dat alles waar je geweest bent vastgelegd wordt.

Verkeersupdates

Behalve het feit dat het uiteraard leuk is om terug te denken aan bepaalde momenten en plaatsen, maakt de Google locatieservice het gebruik van producten van Google eenvoudiger. Voorbeeld: is locatiegeschiedenis ingeschakeld en je bent op een bepaalde plaats, dan is Google in de gelegenheid je van nuttige en praktische informatie te voorzien. De veelgebruikte app van Google laat je bijvoorbeeld verkeersupdates zien aan de hand van eerder geregistreerde routes die je neemt. Ideaal voor bijvoorbeeld woon-werkverkeer. Op deze manier omzeil je wegwerkzaamheden en bespaar je dus kostbare tijd. En zoek je iets op een bepaalde plek of in een bepaalde omgeving, ook dan is Google je beste vriend en krijg je pasklare antwoorden op je prangende vragen.

Informatie blijft vertrouwelijk

Veel mensen zijn zich vaak niet bewust van het feit dat ze deze functie ingeschakeld hebben. Beseffen dus niet dat vastligt waar ze in een bepaalde periode geweest zijn. Bij die gedachte kunnen mensen wellicht lichtjes in paniek raken. Google zegt echter dat de opgeslagen informatie vertrouwelijk gehouden wordt en niemand kan zien waar jij geweest bent. Behalve Google uiteraard, die de informatie zal gebruiken bij het verkopen van advertenties. Mensen die wantrouwend(er) zijn voelen zich soms wel eens opgesloten door Google, de Big Brother van deze tijd. Want behalve Google Maps heb je ook nog je Google Drive, Docs, Google zoeken en Chrome. En uiteraard je Google foto’s. Is dan niets meer écht privé?

Lastige spagaat

Mensen die echt niet willen dat alles opgeslagen wordt, die zitten in een behoorlijk lastige spagaat. Ga maar na: kun je het zonder Google doen? Kun je zonder al die handige apps en hulpmiddelen? Waarschijnlijk niet, en dus gaan de meeste mensen maar van de goede bedoelingen van Google uit en hopen ze maar dat de informatie die opgeslagen wordt dus echt niet openbaar is of wordt. De discussie over dit onderwerp past wel in de hedendaagse ‘problemen’ wat betreft de online wereld. Denk maar eens aan de perikelen rond Facebook. Hoe dan ook: Google Maps, de opgeslagen locatiegeschiedenis aangevuld met foto’s alsmede de tips als bijvoorbeeld verkeersupdates als je naar je werk rijdt, zijn in elk geval bijzonder praktisch en helpen je vaak écht verder.

De deadline voor de GDPR nadert

Op 25 mei a.s. is het zover. Dan treedt de nieuwe Europese privacywet in werking. Deze wet, de EU General Data Protection Regulation (kortweg GDPR), geeft consumenten nieuwe rechten bij de bescherming van de privacy, ten aanzien van het opslaan van persoonlijke gegevens door bedrijven. Een onderwerp dat in de afgelopen maanden al volop in de belangstelling staat, onder andere door het misbruik van partners van Facebook waarbij persoonlijke gegevens van gebruikers voor verkeerde doelen is gebruikt. Nu de deadline nadert dat de wet ook daadwerkelijk wordt ingevoerd, is het tijd om de nieuwe regelgeving ook echt te gaan implementeren.

Wat is het verschil tussen de AVG en de GDPR?

Er wordt gesproken over de Algemene Verordening gegevensbescherming (AVG) en de General Data Protection Regulation. Voor veel mensen is het onduidelijk wat het verschil tussen deze twee is. Het is echter zo dat het bij de twee benamingen om één en dezelfde wet gaat.

Wat regelt deze nieuwe wet precies?

Kortweg staat in de nieuwe wetgeving dat alle bedrijven die persoonsgegevens opslaan moeten kunnen aantonen dat het zich houdt aan de Europese richtlijnen, ten aanzien van het opslaan en beschermen van persoonlijke gegevens. Er komt om dit te bewerkstelligen onder andere een documentatieplicht. Hierin moet je als bedrijf kunnen aantonen dat u zich houdt aan de wet, door de juiste organisatorische en technische maatregelen te nemen. Een veelomvattend geheel dat op de juiste manier in de bedrijfsprocessen doorgevoerd moet worden. In enkele gevallen moet er zelfs een Privacy Impact Assessment (PIA) uitgevoerd worden, om inzicht te krijgen in de risico’s en zijn bedrijven verplicht de juiste maatregelen te nemen.

Datalekken en uw computerbeveiliging

Een ander belangrijk onderdeel is de (overigens al bestaande) plicht om je computerbeveiliging op orde te hebben. Deze verplichting bestaat om datalekken te voorkomen en is ook nu al in de huidige regelgeving vastgelegd. Het is natuurlijk ook van groot belang dat ongenodigde gasten niet kunnen meekijken in je systemen, of zelfs belangrijke gegevens en data kunnen ontvreemden. Datalekken moeten ook in de nieuwe regelgeving altijd bij de instanties gemeld worden. Hiervoor geldt een meldingsplicht. Het blijft dan ook noodzaak om de huidige beveiliging regelmatig te controleren om zeker te zijn dat je ook volgens de laatste ontwikkelingen nog goed bent beschermd. Hackers worden steeds slimmer en maken vaak gebruik van nieuwe beveiligingslekken in de bestaande soft- en zelfs hardware. Beveiliging van je  systemen blijft zo een belangrijk onderwerp waar altijd aandacht voor moet blijven bestaan.

Hulp nodig bij implementeren van de AVG?

Voor de meeste bedrijven is het lastig een volledig beeld te krijgen van de plichten rond de Algemene Verordening gegevensbescherming, en de gevolgen voor de eigen onderneming. Het is van het grootste belang dat de nieuwe (en bestaande) regelgeving op de juiste manier is ingebed in uw bedrijfsprocessen. We helpen je hier graag bij. Dit kan door je te helpen bij het gehele proces, zodat je voldoet aan de meest recente wetgeving. Je kunt ons hiervoor altijd bellen op telefoonnummer 0162 219 000 of een email sturen naar service@mach-it.net. We geven je graag meer informatie hoe we je bedrijf bij deze veranderingen kunnen ondersteunen.

Wat is een datacentrum?

Een datacentrum kan door organisaties en bedrijven gebruikt worden voor de opslag en het beheer van data en het gebruik van applicaties. Mach-IT levert zijn cloud oplossingen vanuit 3 datacentra in Nederland, namelijk Global Datacenter in Rijen, Nedzone in Steenbergen en SmartDC in Rotterdam.

 

Beveiliging van het datacentrum

Veiligheid speelt een belangrijke rol in datacentra. De online verbindingen met de buitenwereld zijn beveiligd met encryptie en firewalls. De fysieke veiligheidsmaatregelen, voor de bescherming van de centra, bestaat uit beveiligingspersoneel voor binnen en buiten, cameratoezicht, toegangssystemen en afgesloten kasten. Om de veiligheid en continue functionaliteit te waarborgen, is een datacentrum vaak uitgerust met voorzieningen zoals een back up stroomvoorziening, apparatuur voor branddetectie en brandbeveiliging en klimaatbeheersing. Het Nederlandse elektriciteitsnet is zeer betrouwbaar, één van de redenen, waarom veel organisaties uit het buitenland hun datacentra in Nederland hebben gevestigd. Om de toevoer echter nog extra te garanderen, zijn stroomvoorzieningen bij datacentra dubbel uitgevoerd, door Uninterrupted Power Supply en noodaggregaten.

 

Netwerkverbindingen in een datacentrum

Wanneer een datacentrum wordt beheerd door een internet- of telecomprovider, dan kun je als klant meestal niet kiezen voor een bepaalde provider. Datacentra die door andere partijen beheerd worden, zijn vaak carrier neutraal, waardoor je niet bent gebonden aan één netwerkprovider. In deze datacentra komen veel netwerken, zoals o.a. Ziggo, KNP en Vodafone, samen. Je hebt de vrije keuze, waardoor je je reeds bestaande contract met een netwerkaanbieder kunt behouden, waardoor je kosten bespaart. Meer netwerkaanbieders betekent meer netwerkroutes en dus meer capaciteit. Het kunnen uitvoeren van meervoudige internetverbindingen zorgt ervoor, dat een goede verbinding ten alle tijden gegarandeerd is. Door redundantie kan, wanneer er een storing optreed bij een netwerkaanbieder, de connectiviteit gewaarborgd blijven en kun je toch online blijven. Om de beschikbaarheid nog meer te verhogen, wordt soms gebruik gemaakt van twin datacenter. De dataopslag wordt dan verspreidt over twee bijna identieke datacentra. Het gebruik van een glasvezelnetwerk tussen de twee centra garandeert een zo hoog mogelijke uptime. Bij eventuele calamiteiten wordt je, als gebruiker, omgeleid van het ene naar het andere centrum.

 

Certificering en duurzaamheid

Een datacenter kan beschikken over een ISO certificering. De meeste datacentra hebben het ISO27001 certificaat. Dit certificaat waarborgt de meest uitgebreide internationale standaard voor fysieke systeem- en veiligheidsprocessen. Om er absoluut zeker van te zijn, dat data optimaal beveiligd is, worden de centra geregeld onderworpen aan een audit. De servers en andere apparatuur in datacentra verbruiken veel stroom, net zoals de noodzakelijke koelapparatuur. Omdat het milieubeleid een belangrijk selectiecriterium is, houden de nieuwere datacentra zich steeds vaker bezig met duurzaamheid.