Zit jij altijd achter je bureau op kantoor als je een e-mail moet beantwoorden of een afspraak in je agenda moet noteren? Vast niet! Als moderne ondernemer ben je namelijk altijd in beweging. Zaken doe je niet enkel meer achter een scherm op kantoor (uitzonderingen daar gelaten), maar onderweg bij een klant of zelfs thuis in de avonduren. Je mailbox moet je hier dus bij assisteren en niet beperken. Want zeg nu zelf, hoe fijn is het als je op al je apparaten moeiteloos kunt werken met dezelfde e-mail, gesynchroniseerde agenda en contactpersonen? En dat je waar je ook bent een afspraakbevestiging kunt sturen of nog snel even een offerteaanvraag kun beantwoorden. Ben je nog niet overtuigd? In dit blogartikel lees je meer over Microsoft Office 365 en Exchange Online.
Exchange is de oplossing voor zakelijke e-mail
Exchange is een cloud dienst waarmee jij als ondernemer waar en wanneer je maar wilt toegang hebt tot je zakelijke e-mail, je contactpersonen en agenda. Doordat je e-mail veilig in de cloud van Microsoft staat kun je op elk gewenst apparaat veilig werken, en is al jouw belangrijke data optimaal beveiligd. Een echte alles-in-een oplossing die het leven als ondernemer stukken eenvoudiger maakt. Maar het kan zelfs nog eenvoudiger. Want met ons serviceabonnement helpen wij je graag bij het installeren van Exhange, zodat je ook direct aan de slag kunt. En mocht je tussentijds tegen vragen of problemen aanlopen, dan bieden wij uitstekende ondersteuning, zowel telefonisch als bij jou op locatie.
Ook is Exchange een ontzettend handige manier om met je collega’s of medewerkers op een doelmatige manier samen te werken. Dit doe je bijvoorbeeld door gedeelde mailboxen aan te maken of de agenda’s van het gehele team onderling te delen. Iedereen heeft op die manier toegang tot de actuele data en informatie, wat de efficiëntie van het bedrijf uiteraard ten goede komt.
Waarom POP3 en IMAP niet meer voldoen
POP3 en IMAP zijn twee verschillende protocollen wanneer het gaat over het instellen van een e-mailadres. Haal je jouw e-mail op via het POP3 protocol, dan haal je de e-mail van de server af en plaats je hem op het apparaat waarmee je de e-mail hebt opgehaald, bijvoorbeeld je telefoon of laptop. Dit betekend dat er een aantal flinke nadelen ontstaan die voor jou als ondernemer grote gevolgen kunnen hebben.
Zo kan het bijvoorbeeld gebeuren dat je telefoon gestolen wordt of stuk gaat. Tenzij je een back-up hebt gemaakt ben je alle e-mails die je op dat apparaat hebt opgehaald volledig kwijt. Ook kan het voorkomen dat je op je laptop andere e-mails hebt staan dan op je tablet. Heel onhandig natuurlijk wanneer je een van beide apparaten niet bij je hebt. Simpel gezegd vindt er dus geen synchronisatie van je e-mail plaats tussen de verschillende apparaten die je gebruikt. Daarnaast heb je niet de mogelijkheid om je afspraken die je in je agenda hebt staan op te slaan met dit POP3 protocol.
Haal je e-mail op met het IMAP protocol dan blijft deze wel altijd op de server staan. Dit lijkt dus erg handig wanneer je regelmatig met verschillende soorten apparaten werkt. Overal staat dezelfde e-mail op en alles is gesynchroniseerd. Wat echter een flink nadeel van IMAP is, is het feit dat het opslaan van grote hoeveelheden e-mail simpelweg niet mogelijk is. Ook het synchroniseren van je contactpersonen en je agenda kan niet met IMAP.
Altijd en overal werken met je mailbox
Microsoft Office 365 biedt een app voor zowel Android toestellen als voor iOS. Dit geeft je dus de mogelijkheid om niet alleen op je lokale computer of laptop te werken met Outlook, maar zo kun je dus ook e-mail ontvangen en versturen via je telefoon of tablet. En uiteraard is het ook mogelijk om op een gast-locatie in te loggen op je zakelijke Outlook e-mail of in je agenda te kijken. Stel dus dat je ergens bent en je hebt je telefoon niet bij je, dan nog kun je met je inloggegevens toegang krijgen tot al je data. Ideaal dus voor de actieve, dynamische en moderne ondernemer!