De ideale werkomgeving – volgens Mach-IT

Geplaatst op: 8 december 2020

Uit onderzoek van Dell en Intel blijkt dat één op de vier werknemers een andere baan zou overwegen als daar betere technologie wordt geboden die het makkelijker maakt om productiever te zijn. Mensen in managementposities en werknemers in groeimarkten verwachten de beste technologie om bij hun huidige werkgever te blijven, anders overwegen ze een andere baan. Maar wat is dan de beste technologie? En hoe ziet de ideale werkomgeving eruit? In dit blog geven wij onze visie.

Windows 10 pro

Sinds januari 2020 brengt Microsoft geen beveiligingsupdates meer uit voor Windows 7. Omdat de AVG voorschrijft dat elke organisatie die persoonsgegevens verwerkt dit met up-to-date hardware en software dient te doen, is een overstap naar Windows 10 niet alleen wenselijk, maar sinds januari ook noodzakelijk om aan deze eis te voldoen.

Windows 10 pro is sneller en vergt minder van de hardware dan voorgaande Windows versies. Daarnaast is Windows 10 opgebouwd uit apps die eenvoudig op alle apparaten (desktop, laptop, tablet en smartphone) kunnen worden gebruikt. Dit betekent dat je werknemers altijd en overal met elkaar samen kunnen werken, of ze nu op kantoor, thuis of onderweg zijn.

Nog een voordeel: je hoeft nooit meer van besturingssysteem te wisselen, maar kunt geleidelijk meegaan met de veranderingen in Windows 10 pro. Wanneer je Windows 10 pro hebt geïnstalleerd krijg je, zo lang als je computer het ondersteunt, automatisch beveiligingsupdates en functionele updates via de cloud aangeboden.

Mobile Device Management (MDM) via Microsoft Intune

Steeds meer werknemers willen hun privé apparaten kunnen gebruiken voor het werk. Hierdoor ontstaat echter het gevaar dat gevoelige bedrijfsinformatie op straat komt te liggen. De oplossing hiervoor is Mobiel Device Management, MDM in het kort. Met MDM kunnen alle mobiele apparaten die binnen een organisatie worden gebruikt vanaf één centraal punt worden beheerd. Daarnaast kunnen hier ook de instellingen, software, gebruikersrechten en het beveiligingsbeleid geregeld worden. Intune is de MDM oplossing van Microsoft.

Gebruikers registreren zelf hun apparaat door in te loggen bij je organisatie portaal. Als het apparaat voldoet aan de gestelde voorwaarden, krijgt de werknemer de voor hem aanbevolen applicaties aangeboden. De organisatiedata blijft gescheiden van de persoonlijke gegevens op het apparaat. Verliest de werknemer zijn smartphone of tablet? Dan kan de bedrijfsinformatie op afstand worden gewist, zonder dat de persoonlijke data van de werknemer verloren gaat. Deze techniek verkleint de kans dat privacygevoelige bedrijfsgegevens in verkeerde handen terecht komen.

Versleutelde harde schijf

Sinds 1 januari 2016 zijn bedrijven verplicht persoonsgegevens te beveiligen. Is er een datalek, bijvoorbeeld doordat een laptop wordt gestolen waarop persoonsgegevens van klanten staan, dan kan je als bedrijf een hoge boete opgelegd krijgen. Door de harde schijf of SSD in je computers of laptops te versleutelen met BitLocker (van Microsoft) wordt voorkomen dat onbevoegden toegang krijgen tot je bestanden. Er wordt een algoritme gebruikt om de gegevens op je computer te versleutelen. Zonder sleutel (=sterk wachtwoord) om de gegevens te decoderen zijn deze onbruikbaar.

Versleuteld berichten en bestanden delen

Maar liefst 67% van de datalekken wordt veroorzaakt door menselijke fouten. Vaak gaat het mis doordat een mail met persoonsgegevens per ongeluk naar de verkeerde mailinglijst wordt gestuurd. Of doordat e-mailadressen van ontvangers per ongeluk in het CC veld in plaats van in de BCC worden geplaatst. Kies daarom voor een oplossing om versleuteld e-mail berichten en bijlagen te versturen, zoals Smartlockr.

Virusscanner van een andere partij dan Microsoft

Hoewel het standaard antivirusprogramma van Microsoft, Windows Defender, vrij goed is in het detecteren van en beschermen tegen virussen, biedt het géén bescherming tegen andere vormen van malware. Dit maakt het niet geschikt voor zakelijk gebruik. Kies voor een betaald antivirusprogramma dat naast een geavanceerde virusscanner ook bescherming biedt tegen spyware, malware en phishing.

Office pakket

Een standaard Officepakket bevat de bekende toepassingen die ieder bedrijf wel gebruikt, zoals Word, PowerPoint en Excel. Office 365 is een abonneeservice waarmee je altijd verzekerd bent van de meest recente versies van de Office programma’s. Naast de standaard Office programma’s maken ook SharePoint, Access, Visio en Teams deel uit van het Office 365 abonnement.

Microsoft Teams

De afgelopen maanden is plaats- en tijdsonafhankelijk werken het nieuwe normaal geworden en het ziet ernaar uit dat dit nog een tijdje zo zal blijven. De behoefte aan interactie met collega’s blijft onverminderd. Microsoft Teams, standaard onderdeel van Office 356 biedt de oplossing. Teams biedt werknemers de mogelijkheid om op een overzichtelijke manier informatie te delen, te vergaderen en aan projecten te werken. Zo behoud je de bedrijfscontinuïteit, zelfs als al je werknemers vanuit huis werken.

Gedeelde documenten staan in Teams of SharePoint

Met Teams, SharePoint en OneDrive zijn er binnen Microsoft 365 meerdere tools beschikbaar om samen te werken en documenten op te slaan en te delen. Zowel OneDrive als SharePoint kunnen worden gebruikt om bestanden op te slaan. Toch zijn er grote verschillen. OneDrive gebruik je vooral om altijd en overal toegang te hebben tot je eigen bestanden. Het is mogelijk om andere gebruikers toegang te verlenen tot je documenten, maar OneDrive is niet geschikt om samen te werken aan bestanden. SharePoint Teamsites of Projectsites zijn zo opgezet dat gebruikers eenvoudig kunnen samenwerken aan bestanden.

Teams kan gebruikt worden als centraal punt voor de samenwerking. Je kunt bestanden delen en opslaan en met elkaar communiceren vanuit één tool. Wanneer je een team aanmaakt wordt op de achtergrond een Sharepoint site aangemaakt waar de gedeelde bestanden worden opgeslagen. Het voordeel hiervan is dat mensen die geen rechten hebben om het document in te zien niet bij het document kunnen komen.
Deel je bestanden via de chatfunctie binnen Teams, dan worden deze opgeslagen in jouw eigen OneDrive.

Volledige back-up van je PC én Cloud

De meeste bedrijven weten inmiddels wel hoe belangrijk het maken van een back-up is. Alle gegevens op je computer of laptop kunnen immers voorgoed verloren gaan door diefstal, brand, waterschade of een virus. Toch schiet het maken van een back-up er nog weleens bij in. Het is daarom verstandig om een online back-up te regelen, waarbij er dagelijks een back-up wordt gemaakt van alle bestanden op je computer en laptop.

Sommige mensen denken dat Microsoft Onedrive een back-up programma is. Dit is niet het geval. Onedrive is een bestandshosting service gemaakt om bestanden in de cloud met de bestanden op je computer te synchroniseren, zodat je deze vanaf een andere locatie of computer ook kunt bereiken. Wanneer je een bestand (per ongeluk) verwijdert op je computer, dan zal deze ook online uit OneDrive verwijderd worden. Het is daarom verstandig om een volledige back-up te laten maken van je pc én cloud.

Periodieke controle en monitoring

Een computer heeft, net als bijvoorbeeld je auto, regelmatig onderhoud nodig. Ook de onderdelen van je computer zijn aan slijtage onderhevig. Daarom is het belangrijk om met enige regelmaat onderhoud te plegen aan het systeem en de harde schijf, zodat je snel en veilig gebruik kunt blijven maken van je computer.

Met speciale software kan je computer 24/7 gemonitord worden. Zijn er problemen of is je harde schijf aan vervanging toe, dan wordt dit direct gesignaleerd. Zo kan er tijdig onderhoud worden gepleegd en kunnen problemen in de toekomst worden voorkomen.

Even sparren?

We hebben je verteld hoe de ideale werkomgeving er in onze ogen uitziet. Wil je jouw werkomgeving aanpakken, maar weet je niet goed waar te beginnen? Wij denken graag met je mee! Bel gerust om even te sparren met een van onze experts: 0162 219 000.

Even sparren met een expert?

Laat je gegevens achter en wij nemen binnen één werkdag contact met je op. Liever zelf bellen? 0161 34 56 78

Geen producten in je winkelmand.

Bel mij terug!