Wat zet je in je zakelijk afwezigheidsbericht?

Geplaatst op: 5 augustus 2021

Het aantal parttime ondernemers is in de afgelopen jaren behoorlijk toegenomen. Maar als parttime ondernemer ben je niet alle dagen aanwezig op de zaak. Dit betekent dat je jouw klanten goed op de hoogte zult moeten brengen van jouw werktijden. Een afwezigheidsbericht op je zakelijke e-mail kan hier goed bij helpen. Met het instellen van een afwezigheidsbericht krijgen potentiële klanten en leveranciers direct een mailtje terug wanneer ze jou benaderen op dagen dat jij niet aanwezig bent. Toch vinden veel mensen het maken van zo’n afwezigheidsbericht nogal ingewikkeld. Welke informatie moet er nou precies in staan? Maak je geen zorgen! Na het lezen van dit artikel schrijf jij snel en gemakkelijk het perfecte afwezigheidsbericht.

Aanwezigheid en openingstijden

Je leverancier of potentiële klant heeft je natuurlijk niet voor niets een e-mail gestuurd. Ze willen graag met je samenwerken, en dat is goed nieuws! Het is daarom belangrijk om deze contacten te koesteren en ervoor te zorgen dat je professioneel en vriendelijk overkomt. Vergeet daarom niet om in je afwezigheidsbericht te vertellen wanneer je wél bereikbaar bent. Op welke dagen ben je bezig met je onderneming, en op welke tijdstippen kunnen de klanten je snel bereiken? Door deze informatie duidelijk in je afwezigheidsbericht te plaatsen, zullen potentiële klanten je beter onthouden en terugkomen wanneer je wél aanwezig bent.

Hoe snel kunnen ze een reactie verwachten?

Wanneer je meerdere dagen niet op kantoor bent geweest, zit je mailbox waarschijnlijk vol met e-mails die nog moeten worden beantwoord. Dit kan ervoor zorgen dat klanten langer moeten wachten op een reactie. Geef om frustratie te voorkomen duidelijk aan in je afwezigheidsbericht binnen welke termijn men een reactie kan verwachten, zodat klanten en leveranciers zich hierop kunnen voorbereiden. Tip: hanteer hierbij een wat langere reactietijd en geef jezelf zo wat (extra) tijd om iedere e-mail netjes en professioneel te beantwoorden. Spreek bijvoorbeeld van een verwachte reactietijd van 1 tot 3 werkdagen. Wanneer je geen duidelijke reactietijd aangeeft, zullen klanten ongeduldig worden en op zoek gaan naar alternatieven.

Wat te doen in geval van nood?

Een noodnummer is niet voor ieder bedrijf van toepassing, maar vooral voor hulpverlenende ondernemers is dit absoluut onmisbaar. Wanneer klanten met hun handen in het haar zitten, is het belangrijk dat ze weten dat jij voor ze klaarstaat. Het ontvangen van een afwezigheidsbericht kan dan voor veel twijfel en frustratie zorgen. Zet daarom bovenaan je afwezigheidsbericht een telefoonnummer of extra e-mailadres voor noodgevallen. Op dit telefoonnummer of e-mailadres ben jij te bereiken, ook wanneer je niet op kantoor aanwezig bent. Dit zorgt ervoor dat je klanten in nood sneller zult kunnen helpen. Door deze goede klantenservice, bouw je sneller een persoonlijk contact op met je klant. En er is geen betere reclame dan een tevreden klant!

Moeite met het opstellen van jouw persoonlijke afwezigheidsbericht?

Met bovenstaande tips lukt het je vast om een duidelijk, zakelijk afwezigheidsbericht te schrijven. Lukt het je niet om je afwezigheidsbericht in te stellen? Of heb je een andere vraag over het gebruik van je (zakelijke) e-mail? Wij hebben ervaring met de meest gebruikte e-mail applicaties en helpen je graag op weg. Bel ons gerust op nummer 0161 34 56 78 of chat tijdens kantooruren met ons via de button rechtsonder.

Even sparren met een expert?

Laat je gegevens achter en wij nemen binnen één werkdag contact met je op. Liever zelf bellen? 0161 34 56 78

Geen producten in je winkelmand.

Bel mij terug!