Start jij binnenkort met je eigen bedrijf? Super gaaf natuurlijk, en wij wensen je dan ook ontzettend veel succes! In een eerder artikel op onze website schreven we al hoe belangrijk het is om een zakelijk e-mailadres te hebben. Maar naast het inschrijven bij de Kamer van Koophandel zijn er voor jou als nieuwbakken ondernemer nog veel meer dingen die je zult moeten regelen. Als ondernemer krijg je namelijk te maken met zaken zoals de beveiliging van je computer, licenties voor software zoals Office 365, je moet ervoor zorgen dat je consistent back-ups maakt van al je bestanden en data en nog veel meer! Deze waslijst van belangrijke zaken wil je uiteraard niet helemaal zelf gaan uitdokteren, toch? Het wiel hoeft immers niet opnieuw worden uitgevonden. Daarom helpen wij je graag een eindje op weg.
De beveiliging van je computer is belangrijk
Hoewel sommigen startende ondernemers zichzelf onterecht als uitzondering zien, werkt uiteindelijk iedereen wel met persoonsgegevens. Jij zult daarom net als ieder ander bedrijf moeten voldoen aan de geldende AVG wetgeving. Al jouw klanten moeten er immers blindelings op kunnen vertrouwen dat zijn of haar persoonsgegevens voldoende beveiligd worden. Slechte beveiliging zou per slot van rekening kunnen leiden tot een datalek, met misbruik van deze gegevens tot mogelijk gevolg. Dit kan catastrofale gevolgen hebben voor jouw klanten en dus ook voor jouw bedrijf!
Besef jezelf goed dat een gratis virusscanner echt niet afdoende is om de gevoelige gegevens op je computer te beveiligen, maar ga liever voor een betaald abonnement met een professionele service. Ook zal je computer met enige regelmaat bijgewerkt, gecontroleerd en ge-update moeten worden. Laat dit ook altijd door een professional doen. Niet alleen weten zij precies waar ze mee bezig zijn, het zijn ten slotte professionals, ook hanteren dergelijke bedrijven een beroepsgeheim. Geloof ons, veiligheid staat voorop!
Een back-up van je bestanden is verplicht
In dit digitale tijdperk is het vrijwel zeker dat jij je boekhouding en administratie digitaal zult gaan doen. Bij veel bedrijven gebeurd dit zelfs steeds vaker met een online boekhoudprogramma. Houdt altijd in je achterhoofd dat de Belastingdienst je verplicht stelt om een goed werkende en gecontroleerde back-up te gebruiken van je boekhoudbestanden. Het niet in staat zijn om dergelijke bestanden te tonen vanwege een back-up probleem, is helaas voor de Belastingdienst geen geldige reden. Je bent simpelweg verplicht om dergelijke bestanden ten minste 7 (en sommigen zelfs 10) jaar te bewaren. Een online back-up is dan natuurlijk de ideale ondersteuning om het maken van deze back-ups niet te vergeten.
Een eigen domeinnaam en e-mailadres
Gelukkig zien steeds meer bedrijven het belang in van een eigen bedrijfspagina met bijbehorende domeinnaam. Onderschat echter niet het belang van een professionele mailbox met bijbehorend zakelijk e-mailadres. Een zakelijke mailbox biedt je namelijk de vrijheid om op verschillende apparaten zoals je telefoon, je laptop en je computer te werken met je e-mail, je agenda en je contactpersonen. En als deze zaken dan ook nog eens volledig gesynchroniseerd met elkaar zijn, kan het op dat vlak eigenlijk al niet meer mis gaan. Kies daarom dan ook voor een alles-in-één pakket van Mach-IT. Voor elke type ondernemers hebben wij wel een geschikt pakket in onze dienstverlening.
Slim omgaan met ICT bespaart een hoop tijd
Als startende ondernemer zul je waarschijnlijk nog niet moeten denken aan de grote stap om een medewerker in dienst te gaan nemen. Je wilt graag nog alles zelf doen. Zelf je administratie bijhouden, zelf je e-mails archiveren, zelf de offertes opstellen, kortom zoveel mogelijk in eigen hand houden. Juist daarom moet je er voor kiezen om zoveel mogelijk te automatiseren, want op deze manier ben je zo min mogelijk tijd kwijt. En tijd is kostbaar, zeker als starter! Wij staan je dan ook met alle plezier in raad en daad bij als het hierop aankomt.