Een paar extra handjes ingezet? Uitzendkrachten en tijdelijke medewerkers zijn vaak de oplossing om periodes met een grote vraag of seizoensgebonden schommelingen op te vangen. Maar als hun opdracht voltooid is, wil je er zeker van zijn dat hun toegang tot de gegevens van je bedrijf uitgeschakeld wordt. Anders loop je het risico dat gevoelige informatie uitlekt of in de verkeerde handen valt.
Vraag ook voor tijdelijke medewerkers een eigen account aan!
Het klinkt natuurlijk heel verleidelijk om een Microsoft 365 account tijdelijk even te delen. Toch is dat niet zo verstandig. Een gedeeld account kan leiden tot verwarring over wie wat wanneer gedaan heeft. Bij misbruik kan het zelfs als een inbreuk op de beveiliging beschouwd worden. En deel je het wachtwoord? Dan is het zelfs mogelijk dat het account wordt ingelogd op een privé telefoon of laptop. Dus, als je ooit in de verleiding komt om een account met iemand te delen, bedenk dan dat het het risico niet waard is.
Microsoft licenties zijn ook voor kortere periodes verkrijgbaar
Je hoeft niet direct een jaarcontract af te sluiten voor een tijdelijke invalkracht of extra handjes. Microsoft heeft naast de jaarcontracten ook licenties die per maand aangekocht kunnen worden. Zo zit je niet vast aan een jaarcontract terwijl iemand het account maar een paar dagen of weken nodig heeft.
De maandcontracten van Microsoft zijn wel iets duurder dan de jaarcontracten. Maar dan heb je ook het voordeel dat je het contract elke maand kunt opzeggen. Dit maakt het een stuk flexibeler, vooral als je niet van tevoren weet hoe lang iemand toegang tot de gegevens van je bedrijf nodig zal hebben.
Accounts kunnen automatisch verlopen
Weet je precies wanneer een tijdelijke medewerker stopt? Dan kun je het account automatisch laten verlopen. Op de opgegeven datum werkt het account niet meer en kan de persoon niet meer inloggen. De bestanden en e-mailberichten gaan niet verloren en kunnen later overgezet worden. Wel worden de apparaten van de tijdelijke medewerker uitgelogd en stopt de synchronisatie van bijvoorbeeld OneDrive of SharePoint.
De vervaldatum kun je niet zelf instellen. Je kunt hiervoor contact opnemen met onze servicedesk. En is de opdracht verlengd en ben je vergeten om de vervaldatum aan te laten passen? Dan activeren wij zonder moeite het account opnieuw. Zo blijf je in controle.
Gegevens kunnen op afstand gewist worden
Maakt de tijdelijke medewerker gebruik van een eigen account? En is deze ingelogd op een telefoon of laptop? Dan kun je op afstand de gegevens van dit apparaat laten verwijderen. Zo ben je er zeker van dat geen vertrouwelijke gegevens bij de persoon blijven. Zelfs als de telefoon of laptop verloren gaat, blijven de gegevens veilig.