Ervaar jij het ook; je voicemail vergeten uit te schakelen, waardoor je belangrijke telefoontjes misloopt? Veel bedrijven hebben namelijk nog een dag- en nachtstand op hun telefoon, waarbij het in- en uitschakelen van de voicemail niet is geautomatiseerd. Deze bedrijven weten veelal niet hoe dit werkt en hun VoIP leverancier is onvoldoende actief om hen te helpen. Het is erg belangrijk voor bedrijven om dit goed te regelen. Het automatisch in- en uitschakelen van de voicemail of het hebben van een bandje dat je gesloten bent, voorkomt verwarring voor klanten en zorgt voor efficiëntie en een verhoogde bereikbaarheid.
Waarom is het belangrijk je voicemail te automatiseren?
Bereikbaar zijn is van uiterst belang voor bedrijven en dit wordt mede verzorgd door een telefoonservice. Hier kunnen klanten met problemen of vragen terecht om snel hulp te krijgen. Door een goede klantenservice zullen klanten immers sneller terugkomen bij jouw bedrijf en van jouw diensten of producten gebruikmaken. Al met al zorgt dit voor een hogere conversie en nieuwe klanten, waardoor het succes van jouw business wordt verhoogd.
Hier draagt een goede voicemail aan bij. Je kunt uiteraard niet 24 uur per dag elke dag van de week bereikbaar zijn, waardoor een voicemail in deze gevallen een goed alternatief is. Hierop kunnen klanten laten weten dat ze hulp nodig hebben, waardoor de service verbeterd wordt. Enkel een voicemail hebben als bedrijf is echter niet voldoende. Om verwarring bij klanten te voorkomen en ervoor te zorgen dat je op tijd bent bij een belletje kun je het in- en uitschakelen van de voicemail automatiseren. Dit is niet alleen makkelijk, maar zorgt er ook voor dat klanten altijd verder geholpen worden. Een belangrijk onderdeel hiervan is VoIP.
Wat is VoIP en waarom is het van belang?
VoIP staat voor “Voice over Internet Protocol” en het betekent dat je op een wifi-verbinding draadloos via het internet belt. Met een VoIP-dienst bel je dus niet meer via een digitale of analoge telefoonlijn, maar via het internet. Een belangrijk verschil is dat digitale telefonie aangesloten is op het openbare telefoonnetwerk. Via deze aansluiting kun je naar andere telefoonnummers bellen. Bij internetbellen bel je echter naar IP-adressen, waardoor de gesprekskwaliteit aanzienlijk beter is.
VoIP wordt veelal voor zakelijke telefonie ingezet, aangezien het zakelijk heel voordelig is. De telefoon wordt in de eerste plaats op een poort aangesloten, wat leidt tot minder bekabeling in het bedrijfspand. Tevens kun je onbeperkt gesprekken voeren over één netwerkverbinding, waarbij je overal waar je internet hebt kunt bellen. VoIP is tot slot schaalbaar, waardoor het eenvoudig uit te breiden is.
Wat moet je zelf nog doen?
Echter, VoIP leveranciers helpen vaak niet bij het automatisch in- en uitschakelen van een zakelijke voicemail. Dit is wel heel belangrijk om voor een optimale bereikbaarheid voor klanten te kunnen zorgen. Zo worden zij zo snel mogelijk geholpen en wordt verwarring voorkomen als je een keer wat later bent met opnemen. Om dit te realiseren, kun je een belplan maken, waardoor de voicemail bijvoorbeeld buiten openingstijden of bij het niet opnemen door een medewerker wordt afgespeeld.
Bij opschaling van diensten zorgt dit er ook voor dat medewerkers niet overspoeld worden met belletjes die ze direct moeten beantwoorden. Daarnaast voorkomt het frustratie en verwarring bij klanten. Je kunt overigens ook met verschillende afdelingen en openingstijden werken, waarbij je een keuzemenu kunt instellen. Tevens is het verstandig om in de voicemail klanten naar de website door te verwijzen. Zo kunnen zij wellicht alsnog geholpen worden met hun vragen.
Wij helpen bedrijven graag met alle vragen rondom bereikbaarheid voor klanten. VoIP is hier een belangrijk onderdeel van dat goed geregeld moet zijn. Heb je tips of hulp nodig bij het instellen van het automatisch in- en uitschakelen van de zakelijke voicemail? Dan kun je altijd bellen.