Het is best fijn om een bijzondere naam te hebben, maar dit kan ook lastige situaties met zich meebrengen. Als je elke keer je naam moet spellen tijdens telefoongesprekken kan dat op den duur behoorlijk vervelend worden. Wanneer je e-mailadres overeenkomt met jouw ‘moeilijke’ naam dan is het wellicht handig om gebruik te maken van een extra e-mailadres. Dit wordt een e-mailalias genoemd.
Wat is een e-mailalias precies?
Een e-mailalias is een extra e-mailadres dat aan je primaire e-mailadres gekoppeld wordt. Alle mails die naar jouw aliasadres worden verzonden, worden vervolgens automatisch doorgestuurd naar je mailbox. Dit biedt jou de mogelijkheid om een gemakkelijk e-mailadres door te geven aan jouw zakelijke contacten. De e-mailalias zelf heeft geen account en behoeft geen inloggegevens. Ook is het niet mogelijk om e-mails te verzenden met dit e-mailadres.
Het online gebruik van een e-mailadres
Het hebben van een e-mailalias is niet alleen nuttig wanneer er veel binnenkomend e-mailverkeer is en/of als je een moeilijke naam hebt. Een alias wordt namelijk ook vaak toegepast voor tijdelijk online gebruik bij bijvoorbeeld vacatures of de verkoop van een product. Omdat e-mailadressen die online zichtbaar zijn regelmatig bestookt worden met allerlei spamberichten is het gebruik van een alias immers ideaal. Als het adres zijn functie heeft vervuld kan het daarna eenvoudig weer verwijderd worden.
Wanneer je verschillende functies bekleedt binnen een bedrijf
Heb je een klein bedrijf en vervul je meerdere functies binnen dit bedrijf? Ook dan kan het wenselijk zijn om gebruik te maken van een alias. Indien de functie opgenomen is in het e-mailadres is het voor je klanten direct duidelijk met welk probleem ze bij jou terecht kunnen via dit adres. Op deze manier houd je de correspondentie ook voor jezelf overzichtelijk.
Het gebruik van een alias voor een interne mailinglist
Het is mogelijk om meerdere e-mailaccounts aan een alias te koppelen, waardoor deze zeer geschikt is om te gebruiken voor een interne mailinglist. De accounts van alle medewerkers worden daartoe eenmalig met het aliasadres verbonden, waarna één klik op de alias voldoende zal zijn om een bericht aan iedere medewerker te verzenden.
Wat heb je nodig om een alias te kunnen aanmaken?
Om een extra e-mailadres aan je mailbox te kunnen koppelen, heb je het Microsoft Exchange Online programma nodig op je laptop of computer. Dit programma is toegespitst op zakelijk e-mailverkeer en is voor bedrijven uitermate waardevol.
Hoe maak je een e-mailalias aan?
Er zijn diverse handleidingen en video’s te vinden waarin uitgelegd wordt hoe je een e-mailalias kunt aanmaken met behulp van het Microsoft Exchange Online programma. Indien je een ICT’er in dienst hebt, dan is hij of zij uiteraard degene die het systeem kan beheren en een e-mailalias kan toevoegen. Wanneer je geen systeembeheerder in dienst hebt en zelf over enig technisch inzicht en geduld beschikt kom je er misschien ook wel uit. Toch is het verstandiger om het door iemand te laten doen die hiermee ervaring heeft. Het zou immers erg jammer zijn wanneer je e-mails van potentiële klanten misloopt omdat het e-mailadres wat je doorgegeven hebt niet correct is ingevoerd.
Indien je hulp nodig hebt bij het aanmaken van een e-mailalias
Heb je als bedrijf nog niet de beschikking over een ICT en Cloud partner? In dat geval helpen wij je graag verder. Je kunt contact met ons opnemen voor een gratis en vrijblijvende ICT scan van je bedrijf. Dan kijken we naar je e-mailadres en naar alle andere zaken waarbij je als ondernemer op het gebied van ICT wel wat hulp kunt gebruiken.